Política de tratamiento de datos personales
Esta política explica cómo Mancosoft S.A.S. recolecta, usa, guarda, comparte y protege los datos personales relacionados con Mompos: el POS, TomaPedido, el panel web y la facturación electrónica.
Versión 1.0 · Vigente desde el 15 de octubre de 2026 · Publicada en mancosoft.com/mompos/politica-de-datos
En resumen. Mancosoft no vende datos personales ni usa los datos de los clientes de sus clientes para publicidad propia. Los datos de cada negocio viven en su propio servidor; la nube es opcional y solo se usa para prestar el servicio.
1. Responsable del tratamiento
Mancosoft S.A.S. es la responsable del tratamiento de los datos personales que recolecta para su propia operación y la encargada de los datos que sus clientes guardan en Mompos.
| Campo | Dato |
|---|---|
| Razón social | Mancosoft S.A.S. |
| NIT | 900.961.711-6 |
| Domicilio | Calle 75A Sur # 52F-90, Itagüí, Antioquia, Colombia |
| Correo | mancosoft@mancosoft.com |
| Teléfono | +57 316 976 2121 |
| Sitio web | mancosoft.com |
| Producto | Mompos (POS, TomaPedido, panel web y facturación electrónica) |
| Atención de consultas y reclamos | Mancosoft S.A.S., por el correo mancosoft@mancosoft.com |
2. Marco legal y definiciones
Esta política cumple la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto Único 1074 de 2015, capítulo 25) y las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
- Dato personal: información que identifica o puede identificar a una persona natural.
- Dato sensible: el que afecta la intimidad o puede generar discriminación (salud, origen étnico, orientación política, datos biométricos, entre otros).
- Titular: la persona a quien se refieren los datos.
- Tratamiento: cualquier operación sobre los datos: recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
- Responsable: quien decide sobre la base de datos y el tratamiento.
- Encargado: quien trata datos por cuenta del responsable.
- Transmisión: comunicación de datos a un encargado, dentro o fuera de Colombia, para que los trate por cuenta del responsable.
- Transferencia: envío de datos a otro responsable, dentro o fuera de Colombia.
- Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular.
3. Datos que tratamos como responsables y para qué
Mancosoft trata los datos de cuatro grupos de titulares, solo para las finalidades de cada grupo y con su autorización cuando la ley la exige.
| Titulares | Datos | Finalidades |
|---|---|---|
| Personas que nos escriben (WhatsApp, teléfono, correo, redes) | Nombre, teléfono, correo, negocio, ciudad, contenido de la conversación | Responder, cotizar, agendar la instalación y la prueba gratis; enviar información comercial solo si lo autorizan |
| Clientes y sus representantes o contactos | Razón social, NIT, nombre y documento del representante, dirección, teléfono, correo, datos de facturación y pago; datos técnicos de los equipos instalados (nombre y dirección MAC); certificado digital y credenciales de habilitación ante la DIAN | Ejecutar el contrato: instalación, licenciamiento por equipo, soporte, actualizaciones y facturación; emitir sus documentos electrónicos ante la DIAN; cumplir obligaciones legales y tributarias |
| Usuarios de las plataformas (personal de los clientes con acceso al POS, TomaPedido o el panel web) | Nombre, usuario, contraseña cifrada, rol y permisos, registro de actividad | Dar acceso seguro, controlar permisos y auditar cambios |
| Proveedores y aliados | Nombre, documento, contacto, datos bancarios | Contratar, pagar y cumplir obligaciones legales |
La página mancosoft.com/mompos no recolecta datos personales: no tiene formularios, cookies de seguimiento ni píxeles publicitarios. Quien hace clic en WhatsApp entra al primer grupo de esta tabla.
4. Mancosoft como encargado de los datos de sus clientes
Cada negocio que usa Mompos es el responsable de los datos de sus propios clientes, empleados y proveedores; Mancosoft los trata solo por su cuenta y siguiendo sus instrucciones.
- En el equipo del negocio: Mompos guarda los datos en el servidor instalado en el local (SQL Server). Mancosoft accede a ellos solo para soporte, con permiso del cliente.
- En la nube de Mancosoft (opcional): si el negocio vincula su POS al panel web, se replican sus ventas, facturas, catálogo, cartera, usuarios e inventario para reportes, administración de varias sedes y copias de consulta.
- Facturación electrónica: para emitir facturas y documentos POS electrónicos, los datos del comprador (nombre, documento, correo, teléfono) se envían a la DIAN a través de la integración de Mancosoft.
- WhatsApp y correo: si el negocio lo activa, Mompos envía facturas y mensajes de citas a sus clientes por WhatsApp o correo electrónico.
- Mesas con QR y citas: las solicitudes que hacen los comensales o clientes desde un código QR o el portal de citas quedan registradas para el negocio.
Mancosoft no usa estos datos para fines propios, no los vende y no los comparte salvo con los proveedores de la sección 5. Cada negocio debe obtener la autorización de sus titulares, informarles sus propias finalidades y atender sus solicitudes. Si un cliente final pide algo sobre sus datos, debe dirigirse primero al negocio; Mancosoft le ayudará al negocio a atenderlo.
5. Transmisiones y transferencias
Mancosoft comparte datos solo con quienes los necesitan para prestar el servicio, bajo contrato y con medidas de seguridad equivalentes a las de esta política.
| Destinatario | Para qué | Dónde |
|---|---|---|
| Contabo | Alojar el panel web, la base de datos central y la integración de facturación electrónica | Francia, administrado desde Colombia |
| DIAN | Validar y recibir los documentos electrónicos | Colombia |
| PersonalWp (Mancosoft) y Meta (WhatsApp Business), si el negocio lo activa | Enviar facturas y mensajes por WhatsApp; aplica también la política de PersonalWp | Francia y los países donde opera Meta |
| Mailrelay | Enviar por correo facturas, cierres de caja y alertas | Unión Europea |
| Integraciones que el negocio active (por ejemplo, Alegra) | Intercambiar datos contables con el sistema que el negocio elija | Según el proveedor |
| Autoridades | Cuando una ley o una orden judicial lo exija | Colombia |
Cuando los datos salen de Colombia, Mancosoft lo hace a países con un nivel adecuado de protección según la SIC, con un contrato de transmisión o con la autorización del titular, como exige el artículo 26 de la Ley 1581.
6. Derechos de los titulares
Como titular, según el artículo 8 de la Ley 1581, tienes derecho a:
- Conocer, actualizar y rectificar tus datos.
- Pedir prueba de la autorización que diste, salvo cuando la ley no la exige.
- Saber para qué se han usado tus datos.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, después de agotar el trámite con Mancosoft.
- Revocar la autorización o pedir que se borren tus datos, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
- Acceder gratis a tus datos.
Datos sensibles y de menores: Mancosoft no pide datos sensibles ni datos de niños, niñas o adolescentes para su operación. Si alguna vez los necesitara, pediría una autorización expresa e informaría que responder es opcional.
7. Cómo ejercer tus derechos
Escríbenos a mancosoft@mancosoft.com con el asunto «Datos personales — Mompos», o llámanos al +57 316 976 2121. Incluye tu nombre y documento, cómo te respondemos, qué pides y, si se trata de los datos que guarda un negocio, el nombre de ese negocio.
| Trámite | Plazo de respuesta | Prórroga |
|---|---|---|
| Consulta (saber qué datos tenemos y cómo los usamos) | 10 días hábiles | Hasta 5 días hábiles más, avisándote el motivo |
| Reclamo (corregir, actualizar, borrar o revocar) | 15 días hábiles | Hasta 8 días hábiles más, avisándote el motivo |
Si el reclamo llega incompleto, te pedimos lo que falta dentro de los 5 días siguientes. Si pasan 2 meses sin respuesta tuya, se entiende que desististe. Mientras tramitamos un reclamo, marcamos el dato como «reclamo en trámite». Los plazos son los de los artículos 14 y 15 de la Ley 1581.
8. Seguridad
Mancosoft protege los datos con medidas técnicas y administrativas razonables para evitar su pérdida, consulta o uso no autorizado.
- Contraseñas guardadas con cifrado de una sola vía (PBKDF2); nunca en texto plano.
- Acceso por usuario con sesión firmada y permisos por función en el POS, TomaPedido y el panel web.
- Comunicación cifrada (HTTPS) con la nube y vínculo de cada POS firmado digitalmente.
- Claves de integraciones (por ejemplo, WhatsApp) cifradas y ocultas en las pantallas.
- Los datos del negocio viven en su propio servidor local; la nube es opcional.
- Acceso del personal de Mancosoft limitado a soporte y con autorización del cliente.
Ningún sistema es invulnerable, por eso Mancosoft revisa sus controles de forma periódica. Si detecta un incidente que pueda comprometer datos personales, lo investiga, lo contiene y lo documenta, avisa a los negocios afectados y hace las notificaciones que exija la ley, incluida la de la SIC.
9. Vigencia y cambios
Esta política rige desde el 15 de octubre de 2026. Los datos se conservan así:
- Datos en el servidor del negocio: los controla el negocio; Mancosoft no los borra ni los conserva por fuera de su equipo.
- Datos en la nube de Mancosoft: si el negocio cancela el servicio, se bloquea el acceso y se borran de forma segura dentro de los 30 días calendario siguientes.
- Datos contractuales, contables y tributarios: durante los plazos que exige la ley.
- Conversaciones con prospectos: mientras exista interés comercial o hasta que el titular pida borrarlas.
- Registros de seguridad y soporte: el tiempo razonable para la finalidad que los originó.
El borrado puede aplazarse si hay un deber legal, una orden de autoridad o un reclamo en curso; en ese caso el dato queda restringido a esa finalidad.
Si la política cambia de forma sustancial, Mancosoft lo avisará en mancosoft.com y por los canales de contacto de sus clientes antes de aplicar el cambio.
10. Aviso de privacidad
Aviso de privacidad. Mancosoft S.A.S. (NIT 900.961.711-6), con domicilio en la Calle 75A Sur # 52F-90, Itagüí, Antioquia, es responsable de los datos que nos compartes por WhatsApp, teléfono o correo. Los usamos para responderte, cotizar, instalar y prestarte el servicio de Mompos y, si lo autorizas, enviarte información comercial. Puedes conocer, actualizar, rectificar o pedir que borremos tus datos escribiendo a mancosoft@mancosoft.com o llamando al +57 316 976 2121. Consulta la política completa en mancosoft.com/mompos/politica-de-datos.
11. Referencias
- Ley Estatutaria 1581 de 2012, Régimen General de Protección de Datos Personales.
- Decreto 1377 de 2013, compilado en el Decreto Único 1074 de 2015.
- Política de privacidad de PersonalWp, para los envíos por WhatsApp.
- Políticas de privacidad de Meta (WhatsApp Business), Contabo y Mailrelay.